Sumber Bapusipda Jabar 15 Desember 2016 s/d 15 Desember 2016
 

 

 

 II. ARSIP ELEKTRONIK

    Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generally consist of any collection of information.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan. that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use.Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

     Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami. Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

     Dari keempat pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputersebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali. Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas,dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

 1. Kumpulan informasi arsip

2. Teknologi komputer

3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik

4. Kepentingan digunakan kembali Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam     mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan. Kumpulan informasi arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi, terdapat 3 istilah dalam Abubakar2 ilmu kearsipan yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan informasi arsip

seperti yang telah diterangkan yaitu :

1. File

2. Records

3. Archives

File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, masih secara langsung digunakan. Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas. File, record, archive, sebagai kumpulan informasi arsip yang akan diolah menggunakan teknologi komputer dengan hasil yang dapat dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer. Disamping ketiga inisial kumpulan informasi arsip yang dikemukakan diatas, penulis berpendapat bahwa masih terdapat satu kumpulan informasi yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat. Dengan demikian sesungguhnya. terdapat 4 (empat) kumpulan informasi arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan informasi arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter

2. Level file

3. Level records

4. Level archives Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka dapat menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

5. e-letter

6. e-file

7. e-record

8. e-archives

     Untuk mengintegarsikan masing-masing modul-modul diatas,maka setiap modul tersebut harusdilengkapi dengan metadata sertafasilitas menu pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan adalah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan tepat dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori). Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi aliran aktivasi elektronik terhadap kumpulan informasi arsip dari masing-masing level yang pada akhirnya bermuar pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan. 

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer seperti mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik.

       Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 2 (dua) proses kerja yaitu : menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik. Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 2 (dua) proses kerja yaitu :

 

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip  berbentuk analog menjadi     arsip berformat digital, elektromagnetik,

2.Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

a.Informasi arsip elektronik untuk kepentingan bahan perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.

b.Daftar dari masing-masing level kumpulan informasi arsip untuk kepentingan penilaian arsip, layanan keterbukaan informasi publik, kontrol dan pengendalian arsip. Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan erat dengan  tempat menyimpan dokumen elektronik. Apabila menggunakan analogi pengorganisasi file, records, archives maka dapat dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya meliputi records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya meliputi archival building. Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data.

Pada dasarnya arsip yang disimpan itu karena memiliki nilai guna, oleh sebab itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip dapat dibagi menjadi 4 (empat) kelompok

pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat

2. Pelajar

3. Mahasiswa

4. Aparatur Pemerintah.

     Kepentingan untuk menggunakan kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua informasi pada dasarnya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu. Keberadaan sistem pengelolaan  arsipelektronik yang dapat diandalkan akan memberikan keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

 

III. BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK

digitalisasi arip

 

     Seperti diketahui bahwa kehadiran arsip elektronik dapat dikatakan masih baru atau jenis baru (new genre) dalam tipologi bidang kearsipan, dan arsip elektronik mulai dikenal pada dekade 1980 – 1990 di belahan benua Eropa. Dibandingkan dengan jenis arsip yang sudah ada yaitu arsip kertas memang sudah sejak lama diakui sebagai salah satu alat bukti hukum yang sah sesuai dengan hukum acara di Indonesia, sedangkan arsip elektronik, baru diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronik. Dalam Undang-Undang tersebut diterangkan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah bunyi pasal 5 ayat (1), selanjutnya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara

yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2). Dengan latar belakang seperti itu, arsip elektronik belum terlalu diperhatikan dalam kegiatan administrasi oleh berbagai instansi, baik di instanasi pemerintah maupun instansi swasta, sehingga produk administrasi sebagian besar adalah berupa arsip jenis kertas. Dengan tingginya volume arsip kertas yang dihasilkan dari kegiatan administrasi tersebut sering menimbulkan berbagai masalah berkaitan dengan tempat penyimpanan arsip kertas, biaya pemeliharaannya,tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan yang diperlukan seperti rak, roll o’pack, boks arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau faktor yang bisa menyebabkan kerusakan arsip kertas seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untuk memanage atau menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yang besar dan budget yang relatif tinggi, terutama untuk tempat penyimpanan dan maintenancenya. Kehadiran arsip elektronik sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap upaya “diversifikasi” (penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

       yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2). Dengan latar belakang seperti itu, arsip elektronik belum terlalu diperhatikan dalam kegiatan administrasi oleh berbagai instansi, baik di instanasi pemerintah maupun instansi swasta, sehingga produk administrasi sebagian besar adalah berupa arsip jenis kertas. Dengan tingginya volume arsip kertas yang dihasilkan dari kegiatan administrasi tersebut sering menimbulkan berbagai masalah berkaitan dengan tempat penyimpanan arsip kertas, biaya pemeliharaannya, tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan yang diperlukan seperti rak, roll o’pack, boks arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau faktor yang bisa

menyebabkan kerusakan arsip kertas seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untuk memanage atau menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yang besar dan budget yang relatif tinggi, terutama untuk tempat penyimpanan dan maintenancenya. Kehadiran arsip elektronik sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap upaya “diversifikasi” (penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

 

Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.

3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.

4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat  modul arsip    elektronik secara modular. Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

1. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.

2. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.

3. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre, dengan menggunakan e-records.

4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre menggunakan modul e-archives. pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan. Demikian gambaran bagaimana.

 manajemen-perkantoran-dan-pengelolaan-file-yang-efektif

III. PENUTUP 

          Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik.

(sumber bapusipda.jabarprov.go.id)