Bogor 21 April 2016 s/d 21 April 2016
 

 

Pentingnya Arsip bagi Semua Lapisan Masyarakat

 

      Berbicara tentang pentingnya arsip bagsemua lapisan masyarakat tentunya tak lepas dari bagaimana masyarakat memahami apa itu arsip. Tanpa memahami definisi arsip yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, jika kita ditanya apa arti arsip mungkin berbagai jawaban terlintas di pikiran, seperti :

Dokumen-dokumen yang sudah tidak digunakan sehingga sudah waktunya kita sebut diarsipkan;

- Salinan dari dokumen yang kita buat atau kita terima sebagai persyaratan yang harus dipenuhi dalam proses administrasi, hanya sebagai salinan/ back up yang mungkin akan terpakai, mungkin juga tidak;

 - Positifnya jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip adalah dokumen yang sangat penting yang dapat digunakan sebagai barang bukti atau pertanggungjawaban sehingga harus kita jaga bahkan mungkin perlu disimpan dalam kotak besi;

- Namun yang paling parah, jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip hanya sekedar berkas kertas yang Dokumen-dokumen yang sudah tidak digunakan sehingga sudah waktunya kita sebut diarsipkan;

- Salinan dari dokumen yang kita buat atau kita terima sebagai persyaratan yang harus dipenuhi dalam proses administrasi, hanya sebagai salinan/ back up yang mungkin akan terpakai, mungkin juga tidak;

- Positifnya jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip adalah dokumen yang sangat penting yang dapat digunakan sebagai barang bukti atau bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. pertanggungjawaban sehingga harus kita jaga bahkan mungkin perlu disimpan dalam kotak besi;

- Namun yang paling parah, jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip hanya sekedar berkas kertas yang Bukan rahasia umum jika banyak yang memandang sebelah mata akan peranan lembaga kearsipan. Sehingga memindahkan tumpukan kertas tanpa dipilah ke lembaga kearsipan adalah dalam rangka ruang kerja,dan dalam rangka pengamanan  informasi aset negara. Bahkan tidak dapat kita pungkiri, terkadang pegawai yang ditempatkan di lembaga kearsipan menganggap dirinya sudah diarsipkan baik masyarakat awam maupun di lingkungan pemerintahan. Sebagaimana yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai Arsip tidak hanya berupa lembaran kertas, namun juga dapat berupa lembaran peta, dokumen arsitektural, foto, film maupun rekaman suara. Arsip bukan sembarang data, namun arsip merupakan data dengan karakteristik yang unik, harus terjamin keasliannya (otentik), harus terjamin keabsahannya (legal), harus dapat dipercaya (reliable), utuh/ lengkap (integrity) dan bermanfaat (useability).

Dengan tetap terjaganya karakteristik tersebut, arsip dapat menjalankanfungsinya dalam :

Mendukung proses pengambilan keputusan,menunjang proses perencanaan ,mendukung pengawasan sebagai alat bukti sebagai memori kolektif bangsa menunjang kegiatan ekonomi dan politik.

 Arsip juga adalah sesuatu yang harus dijaga atau diamankan, tidak semua arsip dapat kita bagi dengan negara lain terutama yang terkait dengan aset negara.

Bagi individu, arsip merekam kehidupannya sejak lahir hingga meninggal. Dalam setiap urusannya, individu selalu menggunakan arsip seperti

     Akta Kelahiran, Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Rekam Medik, hingga Surat Kematian. Bagi suatu organisasi, arsip adalah urat nadi yang menjadi bahan dalam menjalankan aktivitas/ operasional organisasi serta menjadi bentuk akuntabilitas kinerja. Dalam kehidupan hukum, arsip menjadi bukti otentik yang menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Dan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, arsip merekam perjalanan hidup dan perkembangan peradaban suatu bangsa. Pemahaman tentang arsip inilah yang harus dimasyarakatkan agar kesadaran masyarakat akan pentingnya arsip dapat tumbuh dan melekat. Jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, maka generasi bangsa ini tidak akan kehilangan jati dirinya sebagai bangsa yang mandiri, pekerja keras dan kreatif. Jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, maka tidak akan terjadi pengakuan oleh negara lain terhadap budaya Indonesiaseperti lagu Rasa Sayang Sayange, Injit Injit Semut, Tari Pendet, Reog Ponorogo, Batik dan kebudayaan lainnya. Jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, tentulah kita akan menjadi yang pertama kali tahu sebaran dan perkembangan potensi sumber daya alam di negara kita sendiri, bukan justru

     Kita seharusnya bangga dapat menyajikan khazanah arsip kita kepada dunia, bukan justru hanya berbangga melihat bahwa arsip kita tersimpan rapi di Amsterdam atau negara lain di dunia. investor asing yang dengan strateginya berhasil mengikat kontrak puluhan tahun untuk mengeruk kekayaan alam kita. Masyarakat Indonesia disini bukan hanya masyarakat awam, namun termasuk di dalamnya adalah pemerintah dan dimulai dari individu.

  Penulis:Fadia, lahir di Pangkalpinang tahun 1981. Perempuan dengan latar belakang pendidikan Teknik Informatika ini diangkat sebagai Arsiparis Pertama pada Juli 2014. dan (sumber Bapusipda.Jabar.go.id)