Lokakarya Penelusuran Arsip Bernilai Guna Sejarah di Jawa Barat.

Bapusipda Jawa Barat 02 November 2016 s/d 02 November 2016

 

Lokakarya Penelusuran Arsip Bernilai Guna Sejarah di Jawa Barat. " Bandung, 1 November 2016

Revitalisasi Arsip Sebagai Sumber Sejarah

 

Warga Bogor Ayo Galakkan Literasi Sekolah

Kota Bogor 28 Oktober 2016 s/d 28 Oktober 2016
siswa sd siswa sekolah

Dukungan Pemkot Bogor sendiri hampir di semua sektor pemerintahan. Perpustakaan diperbanyak begitu pun dengan sekolah, kemudian perpustakaan mobile pun diperbanyak. Untuk sekarang baru ada 6 perpustakaan keliling yang terus dimodifikasi untuk menumbuhkan minat baca anak,” tambahnya.

Dari sekian banyak sekolah dasar di Kota Bogor, SDN Sukadamai 3 memiliki perpustakaan yang mengoleksi lebih dari 8.000 buku.

“SDN Sukadamai adalah satu diantara 11 sekolah tingkat dasar lainnya yang dijadikan sekolah Gerakan Literasi,” cetusnya.

Sementara, Kepala Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah, Encep Moch Ali Alhamidi, meuturkan selain tingkat SD, ada juga sekolah tingkat SMP yang jadi sekolah percontohan Gerakan Literasi yang jumlahnya mencapai 25 sekolah.

“Perbandingannya semisal dari 1.000 masyarakat Kota Bogor hanya dua diantaranya yang gemar membaca. Angka ini memang memprihatinkan,” lirihnya.

Meski begitu, pihaknya tidak mau semakin ketinggalan. Dia pun sudah merancang beberapa program anyar antara lain, program antar dan jemput buku, tambah koleksi buku bukan hanya pelajaran saja, serta menggunakan sistem online.

Kepala SDN Sukadamai 3, Ahmad Furqon menyatakan, literasi sudah digembar-gemborkan sejak memasuki tahun ajaran baru.

Setahun belakang sudah banyak program yang diusung, semisal buku bacaan berjenjang, membaca berjamaah, mereview hasil bacaan juga lainnya.

“Secara judul ada 8.000 hingga 9.000, namun kalau eksemplar jumlahnya mencapai 20.000. Kami tidak akan berhenti disini dan terus menggiatkan gemar membaca pada anak,” tandasnya.

Sekilas Sejarah

Kota Bogor 11 Oktober 2016 s/d 11 Oktober 2016

st-bogor

Sejarah mencatat stasiun kereta api di Buitenzorg (Nama Bogor Tempo Doeloe) dibangun oleh perusahaan kereta api milik Pemerintah Belanda 1872 sebagai stasiun terakhir untuk jalur Batavia-Buitenzorg (Jakarta-Bogor) dan mulai dibuka pada 1873. Pembukaan jalur ini untuk mempersingkat perjalanan Batavia-Buitenzorg (Jakarta-Bogor) yang saat itu masih menggunakan kereta kuda untuk melayani penumpang.

Semakin meningkatnya jumlah penumpang yang hilir-mudik Bogor-Jakarta (Jakarta-Bogor) maupun sebaliknya diperlukan ruang-ruang lebih besar agar bisa menampung banyak orang. Maka dari itu, pada 1881 dibangun stasiun baru. Salah satu ruangan di stasiun ini terdapat prasasti yang didirikan pada 1881. Prasasti itu terbuat dari marmer sebagai persembahan karyawan sebagai ucapan selamat pagi terhadap D Marschalk yang memasuki masa pensiun atas jasanya mengembangkan perkeretaapian di Pulau Jawa.

Dari bentuknya saja sudah bisa diprediksi jika bangunan ini adalah bangunan lama. Arsitekturnya pun bergaya Eropa dan berlantai dua dengan hiasan berbagai motif.  Misalnya, motif geometrik awan, kaki-kaki singa dan relung-relung bagian lantai. Sebagiannya dalam kondisi asli alias belum diubah tapi sebagian lainnya sudah direhab keramik. Kusen pintu masuk dan jendelanya masih dalam kondisi utuh dengan gaya khas

Hal yang menarik dari stasiun ini adalah lapangan yang ada didepannya yang konon bernama Wilhemina Park. Bangunan itu sendiri luasnya kurang lebih 5.955 m2 yang dibangun di areal lahan seluas 43.267 m2 lokasi tepatnya di Jalan Nyi Raja Permas Kelurahan Cibogor Kecamatan Bogor-Tengah

Perpustakaan Keliling

Jl.Pemuda 09 Februari 2016 s/d 08 Februari 2016

Mengadakan kunjungan perpustakaan ke SD Kota Bogor 

Kegiatan Pemilahan Arsip

http://kapd.kotabogor.go.id/index.php/multisite/page/405 25 November 2015 s/d 25 November 2015

 

 proses pemilahan arsip dan sistim pengangkutan arsip dengan liift 

  

Penomoran Label Arsip Boks setelah setelah selesai pemelihan 

berdasarkan klasifikasi arsip 

LAMBANG DAERAH KOTA BOGOR

LAMBANG KOTA BOGOR 18 November 2015 s/d 18 November 2015

Lambang Kota Bogor terdiri dari untaian Burung Garuda dengan latar belakang warna merah, Istana Bogor dengan latar warna hijau dan biru, Gunung Salak dengan latar putih, dan Kujang dengan latar merah. Secara keseluruhan gambar-gambar tersebut merupakan satu kesatuan yang padu dan memberikan gambaran tentang Kota Bogor pada masa lalu, dan harapan serta cita-cita di masa depan.

 

  1. Burung Garuda ; berwarna kuning emas, dan gambar ini memiliki falsafah yang dalam yaitu : bwah Pemerintahan Kota Bogor dan seluruh masyarakatnya pemegang teguh UUD 45 dan Pancasila sebagai pegangan falsafah arah utamanya. Latar belakang warna merah berarti penuh keberanian untuk menjaga dengan penuh tanggung jawab akan keabadian Negara Kesatuan Republik Indones
  2. Istana Bogor ; Berlatar belakang langit biru yang cerah serta warna hijau muda yang terhampar di bawah gambar Istana yang berwarna putih mengandung arti bahwa dataran Kota Bogor mengalami pengalaman sejarah yang panjang. Selama 350 tahun pernah dijajah, bagai langit tak terbatas dan hamparan kesuburan tanah yang memikat siapa saja yang mendiami Bogor yang sejuk. Dengan gambar Istana yang megah, Kota Bogor pernah dijadikan tempat bermukimnya dan diperintah oleh beberapa Gubernur Jendral Belanda. Mereka begitu mendambakan tempat tersebut, karena jauh dari kebisingan dan dijadikan tempat beristirahat, juga menjadi lambang keindahan bagi lahan hutan tropis
  3. Gunung Salak ; yang berdiri tegap, dengan latar belakang awan putih seputih kapas tanpa himbasan warna lain, dapat kita angkat akan makna hakikinya yaitu : di daerah ini pernah berdiri kerajaaan maha besar yang bernama Salaka Nagara yang menurunkan raja-raja daerah di seluruh Nusantara sampai ke dataran Semenanjung Melayu. Pada Gunung Salak diabadikannya nama kerajaan tersebut, dan seharusnya gunung itu disebut Gunung Salaka, disambung dengan kerajaan besar lainnya yaitu Tarumanegara dengan Rajanya bernama Purnawarman. Kemudian ratusan tahun terakhir lahirlah Kerajaan Sunda dan Pakuan Pajajaran dengan Rajanya bergelar Sri Baduga (Siliwangi). Mengapa semua kerajaan itu abadi dan sejahtera, karena kepemimpinan yang dijalankannya dengan putih dan suci. Penuh kebijaksanaan dari sang Raja yang memerintahnya. Oleh karena itu lambang dan warna putih yang melatari gambar gunung Salak yang membiru subur.
  4. Gambar Kujang ; yang runcing bermata dua dan berwarna emas dengan latar belakang warna merah. Gambar ini mengandung falsafah bahwa Kujang adalah lambang agraris daerah Bogor dimasa lampau. Kujang juga dijadikan pusaka bagaikan logam mas serta alat untuk perang. Setiap santara dan putri kerajaan diharuskan memiliki Kujang, tapi berbeda nama serta memiliki makna sendiri. Kujang dalam lambang gambar itu benar-benar runcing ujungnya, mengandung arti hanya dengan ilmu pengetahuan yang tajam, serta cita-cita yang utama keberhasilan akan tercapai, penuh keberanian dalam berkorban dalam mencari ilmu pengetahuan yang hakiki. Cita-cita untuk menguasai ilmu yang diberkatkan Tuhan kepada umat-Nya dapat dihasilkan. Mata yang kedua pada Kujang adalah sang ilmu dengan tujuan utamanya yaitu untuk kesejahteraan manusia dan keimanan yang benar-benar taqwa kepada Yang Maha Agung Tuhan Seru Sekalian Alam (Habluminallah dan Habluminannas).

 

 

 

 

PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN ARSIP MEDIA BARU

Sumber Bapusipda Jabar 15 Desember 2016 s/d 15 Desember 2016

 

 II. ARSIP ELEKTRONIK

    Ahli kearsipan dari belahan benua Eropa, Patricia E. Wallace, Jo Ann Lee dan Dexter R. Schumbert, dalam buku Records Management : Integrateg Information System, 1992 telah membuat satu definisi tentang file elektronik. Electronic file generally consist of any collection of information.that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use. Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan. that is recorded in a code that can be stored by computer and stored on some medium for retrieval viewing and use.Apabila diterjemahkan, file elektronik pada umumnya terbagi dalam beberapa kumpulan informasi yang direkam dalam kode yang dapat disimpan pada komputer dan dalam beberapa media untuk dilihat kembali dan dipergunakan.

     Kemudian Dokumen Elektronik adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk analog, digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat, ditampilkan, dan/atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, elektronik data interchange (EDI), surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, simbol atau perforasi yang telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu memahami. Menurut undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menerangkan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

     Dari keempat pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa, arsip elektronik memiliki konotasi sama dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Oleh karena itu arsip elektronik memiliki kesamaan pengertian dengan file elektronik maupun dokumen elektronik. Pengertian arsip elektronik adalah kumpulan informasi yang direkam menggunakan teknologi komputersebagai dokumen elektronik agar dapat dilihat dan dipergunakan kembali. Berdasarkan pengertian arsip elektronik seperti dikemukan diatas,dapat dirinci lagi mengenai unsur-unsur didalamnya yaitu :

 1. Kumpulan informasi arsip

2. Teknologi komputer

3. Data yang diolah dan disimpan sebagai dokumen elektronik

4. Kepentingan digunakan kembali Terhadap keempat unsur diatas, dapat dilakukan identifikasi untuk mengetahui apa saja yang akan menjadi objek utama dalam     mengelola arsip elektronik, sehingga dengan mengetahui objek utamanya maka dapat ditentukan sistem operasionalnya, serta alokasi sumber daya yang diperlukan. Kumpulan informasi arsip tersebut, apabila disangkut pautkan dengan ilmu kearsipan (archievologi) seperti yang dijelaskan oleh Drs. Hadi, terdapat 3 istilah dalam Abubakar2 ilmu kearsipan yang dapat dijadikan inisial dari kumpulan informasi arsip

seperti yang telah diterangkan yaitu :

1. File

2. Records

3. Archives

File adalah arsip aktif yang masih terdapat di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, masih secara langsung digunakan. Record adalah arsip in aktif yang oleh unit kerja setelah diadakan seleksi diserahkan penyimpanannya ke unit kersipan pada instansi bersangkutan arsip in aktif sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-hari. Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia, Lembaga Kearsipan Provinsi, Lembaga Kearsipan Kabupaten/Kota, Lembaga Kearsipan Universitas. File, record, archive, sebagai kumpulan informasi arsip yang akan diolah menggunakan teknologi komputer dengan hasil yang dapat dilihat, ditampilkan dan atau didengar melalui komputer. Disamping ketiga inisial kumpulan informasi arsip yang dikemukakan diatas, penulis berpendapat bahwa masih terdapat satu kumpulan informasi yang sangat penting dan integratif dengan file, records, dan archives yaitu letter atau surat. Dengan demikian sesungguhnya. terdapat 4 (empat) kumpulan informasi arsip yang terhubung secara integratif melalui teknologi komputer, dan model integratif kumpulan informasi arsip bersifat leveling yaitu :

1. Level letter

2. Level file

3. Level records

4. Level archives Keempat level diatas, apabila dikonversikan dengan teknologi komputer maka dapat menghasilkan modul-modul arsip elektronik sebagai berikut :

5. e-letter

6. e-file

7. e-record

8. e-archives

     Untuk mengintegarsikan masing-masing modul-modul diatas,maka setiap modul tersebut harusdilengkapi dengan metadata sertafasilitas menu pendukung lainnya, dan yang penting diperhatikan adalah susunan masing-masing metadata harus didesign dengan tepat dan akurat yaitu metadata yang wajib diisi (mandatori) dan metadata pendukung (unmandatori). Dengan design metadata yang akurat, maka akan terjadi aliran aktivasi elektronik terhadap kumpulan informasi arsip dari masing-masing level yang pada akhirnya bermuar pada sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai dengan diharapkan. 

Keberadaan teknologi komputer dikaitkan arsip elektronik yaitu berfungsi sebagai perangkat kerja utama (main utilities resouces) bagi operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik, dan hampir seluruh proses bisnis atau aktifitas secara manual dalam pengelolaan arsip dapat dilakukan oleh sistem kerja teknologi komputer seperti mencatat, mengindeks, mengolah dan menyimpan arsip hingga menyusun dan menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik.

       Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 2 (dua) proses kerja yaitu : menampilkan daftar arsip, menemukan kembali arsip mampu dilakukan oleh teknologi komputer dengan cepat, akurat dan menarik. Sedangkan untuk melakukan penilaian (appraisal) arsip, teknologi komputer masih tergantung dengan sumber daya manusia kearsipan. Sebagai perangkat kerja utama sistem pengelolaan arsip elektronik, teknologi komputer dapat dimanfaatkan untuk 2 (dua) proses kerja yaitu :

 

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip  berbentuk analog menjadi     arsip berformat digital, elektromagnetik,

2.Proses elektronikisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang komputer tersebut terdiri dari 2 (dua) unjuk kerja yaitu :

a.Informasi arsip elektronik untuk kepentingan bahan perencanaan, pelaporan dan pengawasan serta pengambilan keputusan.

b.Daftar dari masing-masing level kumpulan informasi arsip untuk kepentingan penilaian arsip, layanan keterbukaan informasi publik, kontrol dan pengendalian arsip. Berkenaan dengan data yang disimpan sebagai dokumen elektronik pemahamannya berkaitan erat dengan  tempat menyimpan dokumen elektronik. Apabila menggunakan analogi pengorganisasi file, records, archives maka dapat dipahami pengorganisasian file terdiri dari sentralisasi, desentralisasi, atau desentralisasi terkendali, sedangkan pengorganisasian records hanya meliputi records centre, dan terakhir pengorganisasian archives hanya meliputi archival building. Jika analogi pengorganisasian file, records, dan archives diatas diaplikasi kedalam sistem komputer maka tempatnya hanya satu yaitu data centre atau bank data.

Pada dasarnya arsip yang disimpan itu karena memiliki nilai guna, oleh sebab itu arsip akan dicari, untuk dipergunakan kembali oleh pangguna arsip sesuai dengan kepentingan dari masing-masing pengguna arsip. Berdasarkan kepentingan pengguna arsip dapat dibagi menjadi 4 (empat) kelompok

pengguna arsip yaitu :

1. Masyarakat

2. Pelajar

3. Mahasiswa

4. Aparatur Pemerintah.

     Kepentingan untuk menggunakan kembali arsip terhadap empat kelompok diatas, harus memperhatikan prinsip keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang- undangan yang terkait dengan keterbukaan dan ketertutupan arsip maupun prinsip Maximum Acces Limited Exception (MALE) yaitu prinsip yang menghendaki semua informasi pada dasarnya terbuka tetapi menghendaki pula keterbatasan dan pengecualian untuk arsip dengan kriteria tertentu. Keberadaan sistem pengelolaan  arsipelektronik yang dapat diandalkan akan memberikan keuntungan yang besar bagi pengguna arsip karena penemuan kembali arsip dikaitkan penggunaan kembali arsip sangat cepat, akurat serta murah.

 

III. BAGAIMANA MENGELOLA ARSIP ELEKTRONIK

digitalisasi arip

 

     Seperti diketahui bahwa kehadiran arsip elektronik dapat dikatakan masih baru atau jenis baru (new genre) dalam tipologi bidang kearsipan, dan arsip elektronik mulai dikenal pada dekade 1980 – 1990 di belahan benua Eropa. Dibandingkan dengan jenis arsip yang sudah ada yaitu arsip kertas memang sudah sejak lama diakui sebagai salah satu alat bukti hukum yang sah sesuai dengan hukum acara di Indonesia, sedangkan arsip elektronik, baru diakui sebagai alat bukti hukum yang sah, sejak diberlakukannya Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronik. Dalam Undang-Undang tersebut diterangkan bahwa Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat bukti hukum yang sah bunyi pasal 5 ayat (1), selanjutnya Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dan/atau hasil cetakannya sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (1) merupakan perluasan dan alat bukti yang sah sesuai dengan hukum acara

yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2). Dengan latar belakang seperti itu, arsip elektronik belum terlalu diperhatikan dalam kegiatan administrasi oleh berbagai instansi, baik di instanasi pemerintah maupun instansi swasta, sehingga produk administrasi sebagian besar adalah berupa arsip jenis kertas. Dengan tingginya volume arsip kertas yang dihasilkan dari kegiatan administrasi tersebut sering menimbulkan berbagai masalah berkaitan dengan tempat penyimpanan arsip kertas, biaya pemeliharaannya,tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan yang diperlukan seperti rak, roll o’pack, boks arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau faktor yang bisa menyebabkan kerusakan arsip kertas seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untuk memanage atau menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yang besar dan budget yang relatif tinggi, terutama untuk tempat penyimpanan dan maintenancenya. Kehadiran arsip elektronik sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap upaya “diversifikasi” (penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

       yang berlaku di Indonesia bunyi pasal 5 ayat (2). Dengan latar belakang seperti itu, arsip elektronik belum terlalu diperhatikan dalam kegiatan administrasi oleh berbagai instansi, baik di instanasi pemerintah maupun instansi swasta, sehingga produk administrasi sebagian besar adalah berupa arsip jenis kertas. Dengan tingginya volume arsip kertas yang dihasilkan dari kegiatan administrasi tersebut sering menimbulkan berbagai masalah berkaitan dengan tempat penyimpanan arsip kertas, biaya pemeliharaannya, tenaga pengelolanya, fasilitas peralatan yang diperlukan seperti rak, roll o’pack, boks arsip, proteksi dari bahaya kebakaran atau faktor yang bisa

menyebabkan kerusakan arsip kertas seperti cahaya, serangga, kimiawi, suhu dan kelembaban udara. Sehingga untuk memanage atau menghandle arsip kertas dibutuhkan sumber daya yang besar dan budget yang relatif tinggi, terutama untuk tempat penyimpanan dan maintenancenya. Kehadiran arsip elektronik sebagai akibat dari kemajuan IPTEK, merupakan peluang yang sangat besar terhadap upaya “diversifikasi” (penambahan ragam) pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

 

Bagaimana melaksanakan sistem pengelolaan arsip elektronik dengan tetap mengikuti atau sesuai dengan norma-norma atau kaidah kearsipan yaitu :

1) Mempersiapkan pranata organisasi serta sistem dan prosedur berkaitan dengan program diversikasi pengelolaan arsip berbasis teknologi komputer.

2) Menyusun dan menata alokasi sumber daya untuk implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik.

3) Menyusun Detail Enginering Design (DED) untuk empat modul arsip elekronik oleh arsiparis dan programer komputer.

4) Melaksanakan implementasi sistem pengelolaan arsip elektronik sesuai kelayakan atau kemampuan sumber daya organisasi, seperti penerapan empat  modul arsip    elektronik secara modular. Berdasarkan keempat hal diatas, secara garis besar operasional sistem pengelolaan arsip elektronik dilaksanakan sebagai berikut :

1. Melakukan input data, scanning dan recognation terhadap surat menyurat pada mail processing centre, dengan menggunakan modul e-letter.

2. Melakukan verifikasi, validasi, autentifikasi terhadap file-file (arsip aktif) pada filing processing centre, dengan menggunakan modul e-file.

3. Melakukan kendali berkas terhadap records (arsip inaktif) pada records processing centre, dengan menggunakan e-records.

4. Melakukan integrasi, migrasi terhadap group arsip (arsip statis) pada data processing centre menggunakan modul e-archives. pola operasionalisasi sistem pengelolaan arsip elektronik dapat dilaksanakan. Demikian gambaran bagaimana.

 manajemen-perkantoran-dan-pengelolaan-file-yang-efektif

III. PENUTUP 

          Arsip elektronik merupakan tipe atau jenis baru dalam khasanah tipologi arsip, dan konsekuensi logisnya bagi bidang kearsipan adalah mengupayakan arsip elektronik ini agar dapat diaplikasikan, diimplementasikan sama seperti tipe atau jenis arsip yang sudah eksis lebih lama yaitu arsip kertas. Dalam rangka upaya seperti yang dikemukakan diatas, perlu dibangun konsepsi dan pemahaman yang kuat tentang arsip elektronik, bahkan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) selaku pembina kearsipan nasional, segera membuat pedoman atau standar sistem pengelolaan arsip elektronik sehingga konsepsi dan pemahamannya berlandaskan satu regulasi yang jelas. Dilihat dari peluang arsip elektronik untuk masa yang akan datang, penulis berkeyakinan bahwa arsip elektronik ini yang akan menjadi primadona, unggulan dari beberapa tipe atau jenis arsip, dan image yang selama ini tidak baik terhadap arsip, diharapkan akan berubah menjadi baik.

(sumber bapusipda.jabarprov.go.id)

 

Pentingnya Arsip bagi Semua Lapisan Masyarakat

Bogor 21 April 2016 s/d 21 April 2016

Pentingnya Arsip bagi Semua Lapisan Masyarakat

 

      Berbicara tentang pentingnya arsip bagsemua lapisan masyarakat tentunya tak lepas dari bagaimana masyarakat memahami apa itu arsip. Tanpa memahami definisi arsip yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, jika kita ditanya apa arti arsip mungkin berbagai jawaban terlintas di pikiran, seperti :

Dokumen-dokumen yang sudah tidak digunakan sehingga sudah waktunya kita sebut diarsipkan;

- Salinan dari dokumen yang kita buat atau kita terima sebagai persyaratan yang harus dipenuhi dalam proses administrasi, hanya sebagai salinan/ back up yang mungkin akan terpakai, mungkin juga tidak;

 - Positifnya jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip adalah dokumen yang sangat penting yang dapat digunakan sebagai barang bukti atau pertanggungjawaban sehingga harus kita jaga bahkan mungkin perlu disimpan dalam kotak besi;

- Namun yang paling parah, jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip hanya sekedar berkas kertas yang Dokumen-dokumen yang sudah tidak digunakan sehingga sudah waktunya kita sebut diarsipkan;

- Salinan dari dokumen yang kita buat atau kita terima sebagai persyaratan yang harus dipenuhi dalam proses administrasi, hanya sebagai salinan/ back up yang mungkin akan terpakai, mungkin juga tidak;

- Positifnya jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip adalah dokumen yang sangat penting yang dapat digunakan sebagai barang bukti atau bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. pertanggungjawaban sehingga harus kita jaga bahkan mungkin perlu disimpan dalam kotak besi;

- Namun yang paling parah, jika yang terlintas di pikiran kita bahwa arsip hanya sekedar berkas kertas yang Bukan rahasia umum jika banyak yang memandang sebelah mata akan peranan lembaga kearsipan. Sehingga memindahkan tumpukan kertas tanpa dipilah ke lembaga kearsipan adalah dalam rangka ruang kerja,dan dalam rangka pengamanan  informasi aset negara. Bahkan tidak dapat kita pungkiri, terkadang pegawai yang ditempatkan di lembaga kearsipan menganggap dirinya sudah diarsipkan baik masyarakat awam maupun di lingkungan pemerintahan. Sebagaimana yang tertuang dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai Arsip tidak hanya berupa lembaran kertas, namun juga dapat berupa lembaran peta, dokumen arsitektural, foto, film maupun rekaman suara. Arsip bukan sembarang data, namun arsip merupakan data dengan karakteristik yang unik, harus terjamin keasliannya (otentik), harus terjamin keabsahannya (legal), harus dapat dipercaya (reliable), utuh/ lengkap (integrity) dan bermanfaat (useability).

Dengan tetap terjaganya karakteristik tersebut, arsip dapat menjalankanfungsinya dalam :

Mendukung proses pengambilan keputusan,menunjang proses perencanaan ,mendukung pengawasan sebagai alat bukti sebagai memori kolektif bangsa menunjang kegiatan ekonomi dan politik.

 Arsip juga adalah sesuatu yang harus dijaga atau diamankan, tidak semua arsip dapat kita bagi dengan negara lain terutama yang terkait dengan aset negara.

Bagi individu, arsip merekam kehidupannya sejak lahir hingga meninggal. Dalam setiap urusannya, individu selalu menggunakan arsip seperti

     Akta Kelahiran, Surat Keputusan Pengangkatan Pegawai, Rekam Medik, hingga Surat Kematian. Bagi suatu organisasi, arsip adalah urat nadi yang menjadi bahan dalam menjalankan aktivitas/ operasional organisasi serta menjadi bentuk akuntabilitas kinerja. Dalam kehidupan hukum, arsip menjadi bukti otentik yang menjadi dasar dalam pengambilan keputusan. Dan dalam kehidupan berbangsa dan bernegara, arsip merekam perjalanan hidup dan perkembangan peradaban suatu bangsa. Pemahaman tentang arsip inilah yang harus dimasyarakatkan agar kesadaran masyarakat akan pentingnya arsip dapat tumbuh dan melekat. Jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, maka generasi bangsa ini tidak akan kehilangan jati dirinya sebagai bangsa yang mandiri, pekerja keras dan kreatif. Jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, maka tidak akan terjadi pengakuan oleh negara lain terhadap budaya Indonesiaseperti lagu Rasa Sayang Sayange, Injit Injit Semut, Tari Pendet, Reog Ponorogo, Batik dan kebudayaan lainnya. Jika masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, masyarakat Indonesia sudah sadar arsip, tentulah kita akan menjadi yang pertama kali tahu sebaran dan perkembangan potensi sumber daya alam di negara kita sendiri, bukan justru

     Kita seharusnya bangga dapat menyajikan khazanah arsip kita kepada dunia, bukan justru hanya berbangga melihat bahwa arsip kita tersimpan rapi di Amsterdam atau negara lain di dunia. investor asing yang dengan strateginya berhasil mengikat kontrak puluhan tahun untuk mengeruk kekayaan alam kita. Masyarakat Indonesia disini bukan hanya masyarakat awam, namun termasuk di dalamnya adalah pemerintah dan dimulai dari individu.

  Penulis:Fadia, lahir di Pangkalpinang tahun 1981. Perempuan dengan latar belakang pendidikan Teknik Informatika ini diangkat sebagai Arsiparis Pertama pada Juli 2014. dan (sumber Bapusipda.Jabar.go.id)

 

Automatisasi Perpustakaan

KAPD Kota Bogor 16 Maret 2016 s/d 16 Maret 2016
 

       Penerapan Teknologi Informasi TI saat ini telah menyebar hampir di semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan Perpustakaan sebagai institusi pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat Perkembangan dari penerapan teknologi informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu berkaitan dengan dengan teknologi informasi diawali dari perpustakaan manual perpustakaan terautomasi perpustakaan digital atau cyber library Ukuran perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung yang digunakan jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis mencetak mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi Perpustakaan membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi mengumpulkan mengelola dan menyediakanya untuk umum

          Penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat difungsikan dalam berbagai bentuk antara lain
a Penerapan teknologi informasi digunakan sebagai Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan inventarisasi katalogisasi sirkulasi bahan pustaka pengelolaan anggota statistik dan lain sebagainya Fungsi ini sering diistilahkan sebagai bentuk otomasi Perpustakaan
b Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk menyimpan mendapatkan dan menyebarluaskan informasi ilmu pengetahuan dalam format digital Bentuk penerapan TI dalam perpustakaan ini sering dikenal dengan Perpustakaan Digital

       Kedua fungsi penerapan teknologi informasi ini dapat terpisah maupun terintegrasi dalam suatu sistem informasi tergantung dari kemampuan software yang digunakan sumber daya manusia dan infrastruktur peralatan teknologi informasi yang mendukung keduanya Dalam makalah ini selanjutnya akan membahas tentang otomasi perpustakaan.


1 Katalog dalam Automasi Perpustakaan OPAC
  Katalog adalah keterangan singkat atau wakil dari suatu dokumen Katalog perpustakaan elektronik adalah jantung dari sebuah sistem perpustakaan yanterautomasi     Sub sistem lain seperti OPAC dan sirkulasi berinteraksi dengannya dalam menyediakan layanan automasi Sebuah sistem katalog yang dirancang dengan baikmerupakan faktor kunci keberhasilan penerapan automasi perpustakaan

Cakupan dari Automasi Perpustakaan
- Pengadaan koleksi Buku
- Katalogisasi inventarisasi Buku
- Sirkulasi reserve interlibrary 
- Pengelolaan penerbitan berkala
- Penyediaan katalog OPAC Buku
- Pengelolaan anggota Perpustakaan 

 

2 Layanan Perpustakaan Berbasis IT
Layanan perpustakaan tidak termasuk dalam bagian yang terintegrasi dari suatu sistem automasi perpustakaan namun yang lebih penting adalah penyediaan teknologi informasi yang digunakan dalam layanan perpustakaan Layanan informasi perpustakaan dikembangkan dengan menyediakan koleksi dalam bentuk digital yang dikemas dalam CDROM dan akses informasi ke jaringan luar LAN WAN Internet
a Peran CDROM
bull Mempercepat akses informasi multi media baik itu berupa abstrak indeks bahan full text dalam bentuk digital tanpa mengadakan hubungan ke jaringan komputer
bull Media backup cadangan data perpustakaan dan sarana koleksi referens bagi perpustakaan lain
b Peran Internet
bull Untuk mengakses infrormasi multimedia dalam resource internet
bull Sarana telekomunikasi dan distribusi informasi
bull Untuk membuat homepage penyebarluasan katalog dan informasi

3 Unsuunsur Automasi Perpustakaan
Dalam sebuah sistem automasi perpustakaan terdapat beberapa unsur atau syarat yang saling mendukung dan terkait satu dengan lainnya unsurunsur atau syarat tersebut adalah
a Pengguna users
Pengguna merupakan unsur utama dalam sebuah sistem automasi perpustakan Dalam pembangunan sistem perpustakaan hendaknya selalu dikembangkan melalui konsultasi dengan penggunapenggunanya yang meliputi pustakawan staf yang nantinya sebagai operator atau teknisi serta para anggota perpustakaan Apa misi organisasi tersebut Apa kebutuhan informasi mereka Seberapa melek komputerkah mereka Bagaimana sikap mereka Apakah pelatihan dibutuhkan Itu adalah beberapa pertanyaan yang harus dijawab dalam mengembangkan sebuah sistem automasi perpustakaan Automasi Perpustakaan baru bisa dikatakan baik bila memenuhi kebutuhan pengguna baik staf maupun anggota perpustakaan Tujuan daripada sistem automasi perpustakaan adalah untuk memberikan manfaat kepada pengguna

Konsultasikan dengan pengguna untuk menentukan kebutuhankebutuhan mereka Namun perlu hatihati terhadap penilaian keliru yang dilakukan oleh pengguna mengenai kebutuhan dan persepsi tentang apa yang bisa dan tidak bisa dilakukan oleh suatu sistem komputer Kebutuhan dapat dirincikan terlalu banyak atau terlalu sedikit dan kadangkadang persepsi bisa juga keliru
Staf yang bersangkutan harus dilibatkan mulai dari tahap perencanaan dan pelaksanaan sistem Masukan dari masingmasing staf harus dikumpulkan untuk menjamin kerjasama mereka Tenagatenaga inti yang dilatih untuk menjadi operator teknisi dan adminsitrator sistem harus diidentifikasikan dan dilatih sesuai bidang yang akan dioperasikan

b Perangkat Keras Hardware
Komputer adalah sebuah mesin yang dapat menerima dan mengolah data menjadi informasi secara cepat dan tepat Pendapat lain mengatakan bahwa komputer hanya sebuah komponen fisik dari sebuah sistem komputer yang memerlukan program untuk menjalankannya
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa komputer adalah sebuah alat dimana kemampuanya sangat tergantung pada manusia yang mengoperasikan dan software yang digunakan
Kecenderungan perkembangan komputer nbsp
bull Ukuran fisik mengecil dengan kemampuan yang lebih besar
bull Harga terjangkau murah
bull Kemampuan penyimpanan data berkapasitas tinggi
bull Transfer pengiriman data yang lebih cepat dengan adanya jaringan

 

Dalam memilih perangkat keras yang pertama adalah menentukan staf yang bertanggung jawab atas pemilihan dan evaluasi hardware sebelum transaksi pembelian Adanya staf yang bertanggung jawab adalah untuk mengurangi ketergantungan terhadap pihak lain dan menghindari dampak buruk yang mungkin timbul Hal lain adalah adanya dukungan teknis serta garansi produk dari vendor penyedia komputer

c Perangkat Lunak Software
Perangkat lunak diartikan sebagai metode atau prosedur untuk mengoperasikan komputer agar sesuai dengan permintaan pemakai Kecenderungan dari perangkat lunak sekarang mampu diaplikasikan dalam berbagai sistem operasi mampu menjalankan lebih dari satu program dalam waktu bersamaan multitasking kemampuan mengelola data yang lebih handal dapat dioperasikan secara bersamasama multiuser
Untuk mendapatkan software kini sudah banyak tersedia baik dari luar maupun dalam negeri dengan berbagai keunggulan yang ditawarkan dan harga yang bervariasi Di perpustakaan software yang dikenal antara lain CDSISIS WINISIS yang mudah didapat dan gratis freeware dari Unesco atau dari beberapa perguruan tinggi sekarang telah banyak membuat dan mengembangakan sistem perpustakaannya sendiri seperti SIPUS 2000 di UGM Sipisis di IPB Masih banyak lagi perguruan tinggi dan institusi pengembang software yang mengembangkan SIP dengan kemampuan yang tidak kalah sip Sistem Informasi Perpustakaan ini difungsikan untuk pekerjaan operasional perpustakaan mulai dari pengadaan katalogisasi inventarisasi keanggotaan OPAC pengelolaan terbitan berkala sirkulasi dan pekerjaan lain dalam lingkup operasi perpustakaan

 

4 Software Perpustakaan
Suatu software dikembangkan melalui suatu pengamatan dari suatu sistem kerja yang berjalan untuk menilia suatu software tentu saja banyak kriteria yang harus diperhatikan Beberapa criteria untuk menilia software adalah sebagai berikut
1 Kegunaan fasilitas dan laporan yang ada sesuai dengan kebutuhan dan menghasilkan informasi tepat pada waktu realtime dan relevan untuk proses pengambilan keputusan
2 Ekonomis biaya yang dikeluarkan sebanding untuk mengaplikasikan software sesuai dengan hasil yang didapatkan
3 Keandalan mampu menangani operasi pekerjaan dengan frekuensi besar dan terusmenerus
4 Kapasitas mampu menyimpan data dengan jumlah besar dengan kemampuan temu kembali yang cepat
5 Sederhana menumenu yang disediakan dapat dijalankan dengan mudah dan interaktif dengan pengguna
6 Fleksibel dapat diaplikasikan di beberapa jenis sistem operasi dan institusi serta maupun memiliki potensi untuk dikembangkan lebih lanjut

 

5 Network Jaringan
Jaringan komputer telah menjadi bagian dari automasi perpustakaan karena perkembangan yang terjadi di dalam teknologi informasi sendiri serta adanya kebutuhan akan pemanfaatan sumber daya bersama melalui teknologi
Komponen perangkat keras jaringan antara lain komputer sebagai server dan klien Network Interface Card LAN Card terminal kabel Hub jaringan telepon atau radio modem
Hal yang harus diperhatikan dalam membangun jaringan komputer adalah
bull Jumlah komputer serta lingkup dari jaringan LAN WAN
bull Lokasi dari hardware komputer kabel panel distribusi dan sejenisnya
bull Protokol komunikasi yang digunakan
bull Menentukan staf yang bertanggun jawab dalam pembangunan jaringan

 

6 Data
Data merupakan bahan baku informasi dapat didefinisikan sebagai kelompok teratur simbolsimbol yang mewakili kuantitas fakta tindakan benda dan sebagainya Data terbentuk dari karakter dapat berupa alfabet angka maupun simbol khusus seperti dan Data disusun mulai dari bits bytes fields records file dan database
Sistem informasi menerima masukan data dan instruksi mengolah data tersebut sesuai instruksi dan mengeluarkan hasilnya Fungsi pengolahan informasi sering membutuhkan data yang telah dikumpulkan dan diolah dalam periode waktu sebelumnya karena itu ditambahkan sebuah penyimpanan data file data file storage ke dalam model sistem informasi dengan begitu kegiatan pengolahan tersedia baik bagi data baru maupun data yang telah dikumpulkan dan disimpan sebelumnya
bull Standar basis data katalog
Kerjasama antar perpustakaan secara elektronik telah berkembang seiring dengan perkembangan teknologi yang telah memungkinkan untuk itu dan didasari adanya kebutuhan untuk menggunakan sumber daya bersama Bentuk tukarmenukar maupun penggabungan data katalog koleksi adalah suatu hal yang sudah biasa terjadi dalam perpustakaan kerjasama dapat dilakukan jika masingmasing perpustakaan itu memiliki kesamaan dalam format penulisan data katalog data Persoalan yang sering dihadapi dalam kerjasama tukarmenukar atau penggabungan data adalah banyaknya data yang ditulis dengan sukasuka yaitu tidak memperhatikan standar yang ada Pekerjaan konversi data merupakan hal yang membosankan dan memakan banyak waktu Sering data katalog dalam perpustakaan tidak menggunakan standar hal ini banyak terjadi karena kurangnya pemahaman akan manfaat standar penulisan data Pertemuanpertemuan mungkin perlu sering diadakan diantara anggotaanggota jaringan perpustakaan untuk menentukan standarstandar dan prosedurprosedur yang digunakan bersamadarinbsp

 

 (sumber Bapusipda.jabarprov.go.id)

Pemindahan Berkas Arsip Ke Depo Arsip

Ruang Depo Arsip 10 Januari 2015 s/d 12 Januari 2015

 

     

 

   

    Proses Pemilahan Arsip Tekstual dan penyampulan arsip pemberian kodenomor klasifikasi dan penginputan data arsip

yang melibatkan Karyawan Arsip dan Anak Sekolah Praktek Kerja Lapangan dari al fitriyah

dimulai pada tanggal 13 Oktober 09:00 s/d 02:30 diruangan pemilahan depo arsip